Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Immersive Events und Produktionen

§ 1 Geltungsbereich (1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche vertraglichen Beziehungen zwischen der Softmachine Immersive Productions GmbH (nachfolgend „Softmachine“) und deren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“), soweit nicht ausdrücklich abweichende Regelungen schriftlich vereinbart wurden. (2) Der Anwendungsbereich dieser AGB umfasst sämtliche von Softmachine erbrachten Leistungen in den Bereichen Filmproduktion, Eventproduktion sowie alle weiteren damit verbundenen Dienstleistungen.

§ 2 Vertragsabschluss (1) Verträge zwischen Softmachine und dem Auftraggeber kommen ausschließlich durch schriftliche Vereinbarung zustande. Dies kann erfolgen durch: a) eine gesondert unterzeichnete Vertragsurkunde oder b) eine schriftliche Angebotsannahme durch den Auftraggeber, z.B. per E-Mail. (2) Änderungen in der Leistungsanforderung durch den Auftraggeber können zu einem erhöhten Aufwand und damit zu einer Anpassung der Vergütung führen. (3) Überschreitungen der ursprünglich vereinbarten Angebotssumme um bis zu 10 %, die durch nicht vorhersehbare Zusatzleistungen entstehen, bedürfen keiner gesonderten Anzeige durch Softmachine und gelten als genehmigt.

§ 3 Datenschutz und Datenverarbeitung (1) Softmachine verarbeitet personenbezogene Daten des Auftraggebers ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze. (2) Die erhobenen Daten werden nur zur Durchführung der vertraglich vereinbarten Leistungen verwendet und ohne ausdrückliche Einwilligung des Auftraggebers nicht an Dritte weitergegeben. (3) Softmachine behält sich das Recht vor, anonymisierte Daten zur internen Analyse sowie zur Optimierung der eigenen Dienstleistungen zu verwenden.

§ 4 Nutzungsrechte und Zweitverwertung (1) Sofern nicht ausdrücklich schriftlich eine Exklusivnutzung vereinbart wurde, verbleiben die Nutzungsrechte an den im Rahmen des Auftrags erstellten Materialien bei Softmachine. (2) Softmachine ist berechtigt, die erstellten Materialien zu folgenden Zwecken weiterzuverwenden: a) Nutzung zu Demonstrationszwecken in digitalen und analogen Medien, b) Verwendung in weiteren Produktionen, sofern dies den ursprünglichen Zweck nicht beeinträchtigt. (3) Zur Zweitverwertung ist Softmachine befugt, die Materialien zu bearbeiten oder in abgewandelter Form weiterzuverwenden.

§ 5 Öffentlichkeitsarbeit (1) Softmachine ist berechtigt, die Tatsache des Vertragsabschlusses mit dem Auftraggeber sowie die damit verbundenen Leistungen zu PR-Zwecken zu nutzen. (2) Softmachine darf, soweit nicht anders vertraglich vereinbart, Fotografien, Videomaterial oder sonstige Dokumentationen der Produktion für die Eigenwerbung veröffentlichen.

§ 6 Eigentum an Produktionsmaterialien (1) Sämtliche zur Herstellung der im Auftrag erstellten Produkte genutzten Materialien, einschließlich 3D-Modelle, Projektdateien, Filmkulissen und Datenträger, verbleiben im Eigentum von Softmachine oder deren Kooperationspartnern.

§ 7 Zeichnungsberechtigung (1) Mitarbeiter des Auftraggebers, die schriftlich ein Angebot bestätigen, gelten als zeichnungsberechtigt, sofern keine anderslautende schriftliche Erklärung vorliegt.

§ 8 Veranstalterpflichten (1) Soweit Softmachine im Auftrag des Kunden eine Veranstaltung durchführt, obliegt dem Auftraggeber die alleinige Verantwortung als Veranstalter. (2) Der Abschluss einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung liegt im Verantwortungsbereich des Auftraggebers.

§ 9 Änderungen im Leistungskatalog und nachträgliche Änderungsanforderungen (1) Nachträgliche Änderungen zu den im Angebot beschriebenen Leistungen sind durch ein gesondertes Nachtragsangebot zu regeln und können zu Mehrkosten führen. (2) Änderungsanforderungen durch den Auftraggeber nach Vertragsschluss sind nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung von Softmachine möglich. Softmachine ist berechtigt, die Durchführbarkeit zu prüfen und eine Anpassung der Vergütung entsprechend des Mehraufwands vorzunehmen. (3) Sofern eine nachträgliche Änderungsanforderung dazu führt, dass bereits erbrachte Leistungen angepasst oder ersetzt werden müssen, ist der Auftraggeber verpflichtet, die dadurch entstehenden Kosten zu tragen. (4) Änderungen, die aufgrund technischer Notwendigkeiten oder unvorhergesehener Umstände seitens Softmachine erfolgen müssen, werden dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt. Softmachine wird sich bemühen, etwaige Zusatzkosten und Mehraufwände so gering wie möglich zu halten.

§ 10 Verzug und Nichterfüllung (1) Gerät der Auftraggeber mit einer Zahlung in Verzug, ist Softmachine berechtigt, die weiteren Arbeiten bis zur vollständigen Begleichung der offenen Beträge auszusetzen. (2) Eine solche Einstellung der Leistungen entbindet den Auftraggeber nicht von seiner Zahlungspflicht. (3) Softmachine ist berechtigt, Verzugszinsen sowie Mahngebühren gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu erheben.

§ 11 Geheimhaltung (1) Vertrauliche Informationen und Inhalte von Projekten unterliegen keiner generellen Geheimhaltungspflicht und bedürfen einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung.

§ 12 Qualitätssicherung und Verbesserungsphasen (1) Softmachine bietet für Vorproduktionen mehrere Phasen der Überprüfung und Optimierung an, um eine bestmögliche Qualität sicherzustellen. (2) Änderungswünsche können innerhalb dieser Verbesserungsphasen berücksichtigt werden, sofern sie im Rahmen des ursprünglichen Angebots liegen. (3) Nach Abschluss der vereinbarten Verbesserungsphasen sind weitere Änderungen nur gegen gesonderte Vergütung möglich.

§ 13 Zahlungen (1) Sofern nicht anders vertraglich vereinbart, erfolgen Zahlungen nach folgendem Schema: a) 60 % der Auftragssumme nach Bestätigung des Angebots, b) 30 % beim ersten Schulterblick, c) 10 % nach Fertigstellung des Projekts.

§ 14 Stornierungen (1) Kostenfreie Stornierungen sind nur vor der schriftlichen Bestätigung des Angebots möglich. (2) Nach Bestätigung des Angebots können Stornogebühren von bis zu 100 % der Auftragssumme anfallen, abhängig von der jeweiligen Projektphase.

§ 15 Vertragliche Kündigungsrechte (1) Jede Partei ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, wenn die andere Partei gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt. (2) In einem solchen Fall hat Softmachine Anspruch auf Vergütung aller bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachten Leistungen. (3) Kündigt der Auftraggeber ohne wichtigen Grund, bleibt die vollständige Zahlungspflicht gemäß den vertraglich vereinbarten Zahlungsfristen bestehen.

§ 16 Gerichtsstand und anwendbares Recht (1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. (2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München. (3) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt und weiterhin gültig.

General Terms and Conditions (GTC) for Immersive Events and Productions

§ 1 Scope of Application (1) These General Terms and Conditions (GTC) apply to all contractual relationships between Softmachine Immersive Productions GmbH (hereinafter “Softmachine”) and its clients (hereinafter “Client”), unless expressly agreed otherwise in writing. (2) The scope of these GTC covers all services provided by Softmachine in the fields of film production, event production, and other related services.

§ 2 Conclusion of Contract (1) Contracts between Softmachine and the Client are concluded exclusively in writing. This may occur through: a) A separately signed contract document, or b) A written acceptance of an offer by the Client, e.g., via email. (2) Changes to the service requirements by the Client may result in increased effort and, consequently, an adjustment of the remuneration. (3) Exceeding the originally agreed offer amount by up to 10% due to unforeseen additional services does not require separate notification by Softmachine and shall be deemed accepted.

§ 3 Data Protection and Data Processing (1) Softmachine processes personal data of the Client exclusively in accordance with applicable data protection laws. (2) The collected data is used solely for the execution of the contractually agreed services and will not be disclosed to third parties without the Client’s explicit consent. (3) Softmachine reserves the right to use anonymized data for internal analysis and optimization of its services.

§ 4 Usage Rights and Secondary Utilization (1) Unless explicitly agreed otherwise in writing, the usage rights to materials created under the contract remain with Softmachine. (2) Softmachine is entitled to reuse the produced materials for the following purposes: a) Use for demonstration purposes in digital and print media, b) Use in further productions, provided this does not impair the original purpose. (3) Softmachine is authorized to edit or modify materials for secondary use.

§ 5 Public Relations (1) Softmachine is entitled to use the fact of contract conclusion with the Client and the related services for PR purposes. (2) Unless otherwise contractually agreed, Softmachine may publish photographs, video material, or other documentation of the production for self-promotion.

§ 6 Ownership of Production Materials (1) All materials used in the production of the contracted products, including 3D models, project files, film sets, and data carriers, remain the property of Softmachine or its cooperation partners.

§ 7 Signing Authority (1) Employees of the Client who confirm an offer in writing are deemed authorized signatories unless a contrary written statement is provided.

§ 8 Client’s Responsibilities as Organizer (1) If Softmachine carries out an event on behalf of the Client, the Client bears sole responsibility as the organizer. (2) The Client is responsible for obtaining appropriate event liability insurance.

§ 9 Modifications to the Service Catalog and Subsequent Change Requests (1) Subsequent modifications to the services described in the offer require a separate supplementary offer and may result in additional costs. (2) Change requests made by the Client after the contract is concluded require prior written approval by Softmachine. Softmachine is entitled to review feasibility and adjust remuneration accordingly. (3) If a subsequent change request necessitates modification or replacement of already completed services, the Client shall bear the resulting costs. (4) Changes that must be made by Softmachine due to technical necessities or unforeseen circumstances will be communicated to the Client promptly. Softmachine will endeavor to keep any additional costs and effort as low as possible.

§ 10 Delay and Non-Performance (1) If the Client falls into payment default, Softmachine is entitled to suspend further work until full payment of outstanding amounts is made. (2) Such a suspension of services does not release the Client from its payment obligations. (3) Softmachine is entitled to charge default interest and reminder fees in accordance with legal provisions.

§ 11 Confidentiality (1) Confidential information and project-related content are not subject to a general obligation of confidentiality and require a separate written agreement.

§ 12 Quality Assurance and Improvement Phases (1) Softmachine provides multiple review and optimization phases during pre-productions to ensure the highest possible quality. (2) Change requests may be considered within these improvement phases, provided they remain within the scope of the original offer. (3) Further changes beyond the agreed improvement phases are only possible for an additional fee.

§ 13 Payments (1) Unless otherwise contractually agreed, payments shall be made as follows: a) 60% of the contract sum upon confirmation of the offer, b) 30% upon approval of the first review phase, c) 10% upon completion of the project.

§ 14 Cancellations (1) Free cancellations are only possible before the written confirmation of the offer. (2) After confirmation, cancellation fees of up to 100% of the contract sum may apply, depending on the project phase.

§ 15 Contractual Termination Rights (1) Either party may terminate the contract without notice for good cause if the other party violates essential contractual obligations. (2) In such cases, Softmachine is entitled to remuneration for all services rendered up to the termination date. (3) If the Client terminates without good cause, the full payment obligation remains as per the agreed payment schedule.

§ 16 Jurisdiction and Applicable Law (1) The law of the Federal Republic of Germany exclusively applies. (2) The place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract is Munich. (3) If any provision of these GTC is or becomes invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.